Zodra een medewerker een declaratie heeft ingediend en deze is geautoriseerd door de manager (en/of direct verantwoordelijke), zijn er in Apployed drie vervolgstappen:

• Autoriseren van de declaratie door HR (indien ingesteld)
• Uitbetalen van de declaratie
• Bekijken van een uitbetaalde declaratie via Eenmalige mutaties

Autoriseren van de declaratie door HR

Onder Configuratie > Declaraties > Declaratie instellingen vind je de instellingen omtrent de declaraties in Apployed.

Via de instelling HR controle overslaan bepaal je of HR een declaratie nog moet controleren/autoriseren, nadat de manager een declaratie van teamlid heeft goedgekeurd.

Declaraties kunnen goedgekeurd worden via Organisatie > Declaraties > Declaraties goedkeuren. Dit scherm toont een overzicht van alle declaraties die nog geautoriseerd moeten worden. Middels de kleurcode wordt duidelijk welke status de declaratie heeft.

Uitbetalen van de declaratie

Alle goedgekeurde declaraties krijgen de status Definitief. Zodra een declaratie deze status heeft, is het mogelijk om deze uit te betalen. Het verwerken hiervan werkt als volgt:

Organisatie > Loon > Eenmalige mutaties > Acties-knop […] > Mutatie aanvragen verwerken

In dit scherm selecteer je eerst op welke datum je de declaraties wilt uitbetalen. Indien je een declaratie bijvoorbeeld in april wilt uitbetalen, dan selecteer je een datum in april (de exacte uitbetaaldatum wordt hier vaak gehanteerd).

Vervolgens kun je aangeven welke declaraties er op deze datum uitbetaald worden door de declaratieregels aan te vinken. Door op Aanleveren te klikken, verwerkt Apployed de declaraties en zullen deze doorgezet worden naar de (eenmalige) salarismutaties.

Let op! Na het aanleveren zullen de geselecteerde declaraties uit dit scherm verdwijnen. Deze handeling kan worden herhaald zodra er nieuwe declaraties zijn met de status Definitief. Niet verwerkte declaraties blijven staan voor een andere verloning en kunnen later nog aangeleverd worden.

Bekijken van een uitbetaalde declaratie

De declaratie heeft nu de status Uitbetaald en de medewerker kan zien op welke datum de declaratie is (of zal worden) uitbetaald. Het is mogelijk om dit per medewerker op te zoeken via Werknemer > Declaraties en door te filteren op Uitbetaald.

Ook is het mogelijk om dit op te zoeken via Werknemers > Loon > Eenmalige mutaties. Hier bevindt zich een historisch overzicht van alle uitbetaalde declaraties (en overige eenmalige mutaties) per medewerker.

Apployed Salaris Service

Maak je gebruik van de Apployed Salaris Service en loopt de uitbetaling van de declaraties via de loonstrook? Dan worden deze gegevens door de Salaris Service gebruikt bij de verloning.