Deze handleiding bevat informatie over de instellingen betreffende de inrichting en het gebruik van de Gesprekscyclus.
Stappenplan gesprekscyclus inrichten
- Definiëren van alle vragen die op de gespreksformulieren moeten terugkomen.
- De formulieren samenstellen met de vragen uit stap 1.
- De formulieren koppelen aan de juiste functies.
- E-mailinstellingen.
1. Gespreksvragen
Verzamel de vragen en/of de bestaande gespreksformulieren die je in Apployed wilt gebruiken en navigeer vervolgens naar:
Configuratie > Ontwikkeling > Gespreksvragen
In dit scherm heb je een overzicht van alle vragen die momenteel in Apployed staan. Deze vragen kun je in een latere stap toevoegen aan het formulier dat je wilt aanmaken. Via de Acties-knop en Toevoegen kun je een nieuwe vraag aanmaken.
- Groep – Maak hier de categorieën binnen een gespreksformulier aan om alle vragen met hetzelfde thema bij elkaar te zetten.
- Criterium – Het onderwerp van de vraag.
- Omschrijving – De daadwerkelijke vraag.
- Waardeoordeel – Heeft de vraag een waardeoordeel? Vink aan en zie de volgende paragraaf.
- Invullen manager/werknemer – Wie moet(en) deze vraag beantwoorden?
1.1 Waardeoordeel toevoegen
De schaal of keuzeopties die bij een vraag met waardeoordeel horen, kun je invoeren onder Gesprekscriteria waarde zodra je de vraag geselecteerd hebt. Via de optie ‘Voeg waardeoordeel toe’ kun je een nieuw waardeoordeel toevoegen.
In onderstaand voorbeeld heeft de geselecteerde vraag drie waarden: Onvoldoende, Voldoende en Goed. De Waarde in getal kan gebruikt worden om later te kunnen rekenen met de resultaten.
2. Gespreksformulier samenstellen
In deze stap gaan we de vragen uit stap 1 samenvoegen in één of meerdere gespreksformulieren.
2.1 Nieuw formulier
Via het scherm Gespreksformulier, de Acties-knop en Toevoegen, voegen we een nieuw formulier toe. Dit formulier geven we een naam (bijvoorbeeld Customer Service voor alle medewerkers van de Customer Serviceafdeling).
2.2 Vragen toevoegen
Zodra er een naam en status is toegekend aan het formulier, is het mogelijk om via de optie ‘Onderdeel toevoegen’ verschillende vragen toe te voegen. In deze weergave kun je een selectie maken uit de vragen die je wilt toevoegen.
2.3 De volgorde van de vragen wijzigen
Bij elke vraag die je koppelt, kun je de volgorde bepalen. Deze bepaalt de positie van de vraag op het formulier. Je kunt deze volgorde wijzigen door op de zes puntjes te klikken, ingedrukt te houden en deze te slepen naar de gewenste plek.
Zodra de vragen en de volgorde ervan in het formulier compleet zijn, dan kun je deze Opslaan. Het eindresultaat kan er als volgt uit zien:
3. Formulieren per functie
De formulieren zijn er, maar moeten nog gekoppeld worden aan de functies binnen de organisatie. In het scherm ‘Formulieren per functie’ is het mogelijk om de opgestelde formulieren te koppelen.
In de bovenste helft van het scherm zie je alle functies terug die je in Apployed hebt toegevoegd. Selecteer hier de functie waaraan je een formulier wilt koppelen en navigeer onderin het scherm naar ‘Gespreksformulier toevoegen’.
Voor elk gesprek dat vanaf nu wordt aangemaakt met de Gesprekscyclus, kijkt Apployed naar de functie van de medewerker met wie het gesprek gehouden wordt. Op basis van de functie van de medewerker en het type gesprek opent Apployed automatisch het juiste formulier.
4. E-mailinstellingen
Apployed stuurt verschillende e-mailberichten gedurende de Gesprekscyclus. De tekst in deze e-mails kan aangepast worden. Wij hebben een standaard tekst ingevoerd.
Zelf de teksten van de berichten aanpassen? Navigeer dan naar: Configuratie > Personeel > Berichtencentrum en gebruik de zoekfunctie om specifiek te zoeken op Gesprekscyclus.
Je kunt een notificatie bewerken door deze te selecteren en via de Acties-knop op Bewerken te klikken.