Wil je in Apployed de uren en de projecten bijhouden? Dan kun je de uren schrijven onder zelf aangemaakte projecten, deelprojecten en/of activiteiten.

Stapsgewijs de urenregistratie instellen

1. Algemene instellingen urenverantwoording.
2. Aanmaken van de projecten/activiteiten.
3. Koppelen van verlof en verzuim regelingen voor volledig weekoverzicht.
4. E-mailinstellingen.

Stap 1 – Algemene instellingen urenverantwoording

Om de algemene instellingen van de urenverantwoording te kunnen beheren, navigeer je naar Configuratie > Uren > Projecturen instellingen.

Hier staan er een aantal instellingen die je kunt beheren:

• Meer dan functie uren – Een medewerker mag per week meer uren registreren dan het aantal contracturen per week.
• Minstens functie uren – Een medewerker moet alle contracturen per week, iedere week, verantwoorden.
• Verschil boeken naar TVT – Het verschil tussen de verantwoorde uren en contracturen (kan dus meer of minder zijn) wordt weggeschreven via een TVT-regeling.
• TVT-verlofregeling – Hier geef je aan naar welke verlofregelingen de meer- of minder-uren worden geschreven. Via het scherm ‘Afwezigheid’ en ‘Verlofregelingen’ kun je een verlofregeling toevoegen als dat gewenst is.
• Uurloners verlonen – Uurloners middels de urenverantwoording van Apployed verlonen. Bekijk de uitgebreidere handleiding voor meer informatie over het verlonen van uurloners middels de urenverantwoording van Apployed.
• Absentie doorbetalen – Wordt de tijd die opgenomen wordt als verlof (door de uurloner) uitbetaald? Dit is van toepassing als een uurloner verlof opbouwt over zijn gewerkte uren. Vaak wordt het opgebouwde verlof direct uitbetaald en zal deze optie dus niet geactiveerd hoeven worden.

Stap 2 – Aanmaken van de projecten/activiteiten

Een project heeft in Apployed altijd minimaal één deelproject. Dit deelproject kan op zijn beurt weer één of meerdere activiteiten hebben. Wanneer er voor een deelproject activiteiten zijn gedefinieerd, dan moet er een activiteit gekozen worden om hier uren op te registreren.

In onderstaand voorbeeld heeft de medewerker op twee verschillende projecten uren geregistreerd. Het project Apployed met deelproject Ontwikkeling heeft de activiteiten Database en Design. Het deelproject Financiën heeft geen activiteiten.

De indeling van de projecten zijn uiteraard naar eigen wens te vormen. Een project kan bijvoorbeeld een klant of een bepaalde activiteit zijn, indien een onderverdeling niet gewenst is.

2.1 Aanmaken van een project

Projecten, deelprojecten en/of activiteiten zijn zelf te beheren en kunnen aangemaakt worden via Configuratie > Uren > Projecten > Voeg project toe.

• Projectnaam – Deze naam zal de medewerker zien bij het selecteren van het project in zijn/haar weekregistratie.
• Project code – Bijvoorbeeld dezelfde code als in de boekhouding.
• Projectleider – In rapportages zal omhoogkomen wie de Projectleider is.
• Start- en einddatum – Vanaf wanneer en tot welke datum mogen er uren geschreven worden op dit project?
• Type – Intern of extern project?
• Subsidiabel – Te gebruiken als het project subsidiabel is (denk aan WBSO-subsidie).
• Status – Is het project nog actief?
• Omschrijving – Vrij in te vullen veld.

Zodra je het project hebt opgeslagen, kun je deze nog bewerken en waar nodig aanpassen via het pen-icoontje. Verwijderen kan door op het prullenbak-icoontje te drukken.

2.2 Aanmaken van een deelproject

Een project zonder deelproject is voor de werknemer tijdens het registreren van de uren niet zichtbaar. Een project moet dus in ieder geval één deelproject hebben. Zodra er een project is aangemaakt, zal deze eerst geselecteerd moeten worden om via de knop ‘Voeg deelproject toe’ een deelproject toevoegen. Zodra je hierop klikt kom je op het onderstaande scherm uit:

De velden die worden aangeduid met een sterretje, zijn verplicht. De velden die je hier kunt invullen luiden als volgt:

• Deelproject naam – Deze naam zal de medewerker zien bij het selecteren van het deelproject in zijn/haar weekregistratie.
• Registratietype – Naast uren kunnen ook aantallen worden verantwoord. Denk bijvoorbeeld aan het aantal kilometers op een project.
• Start- en einddatum – Vanaf wanneer en tot welke datum mogen er uren geschreven worden op dit deelproject?
• Deelproject code – jouw eigen code voor het deelproject.
• Verlofregeling – vul dit niet Zie stap 3 in dit document voor nadere uitleg.
• Omschrijving – Vrij in te vullen.

2.3 Aanmaken van activiteiten

Wil je een activiteit aanmaken? Dan kun je dit koppelen aan een deelproject. Selecteer hiervoor eerst het project, daarna het deelproject en druk vervolgens op ‘Voeg activiteit toe’ om een nieuwe activiteit toe te voegen. Zodra je hierop klikt kom je op het onderstaande scherm uit:

De velden die worden aangeduid met een sterretje, zijn verplicht. De velden die je hier kunt invullen luiden als volgt:

• Activiteit naam – Deze naam zal de medewerker zien bij het selecteren van de activiteiten in zijn/haar weekregistratie.
• Start- en einddatum – Vanaf wanneer en tot welke datum mogen er uren geschreven worden op deze activiteit?
• Activiteit code – uw eigen code voor de activiteit.
• Omschrijving – vrij in te vullen veld.

Stap 3 – Koppelen van de verlof- en verzuimregelingen

Om absentie-uren automatisch in de weekregistratie terug te laten komen, dient er een algemeen project te zijn waarin de verlofregelingen als deelproject vermeld staan. Wanneer de medewerkers de mogelijkheid hebben om meer of minder uren op te bouwen, is het zaak dat de verlofregelingen gekoppeld zijn aan de urenverantwoording.

Apployed maakt standaard een dergelijk project aan onder de naam Algemeen. Zodra je hierop klikt, kun je zien dat er per verlofregeling een deelproject is aangemaakt. Mis je hier een verlofregeling die jouw organisatie gebruikt? Zie dan stap 2 ‘Aanmaken van een deelproject’ en vul onder Deelprojecten de verlofregeling aan.

Stap 4 – E-mailinstellingen

Apployed verstuurt verschillende mails en/of notificaties uit gedurende het urenverantwoordingsproces. Deze notificaties staan standaard ingesteld en kunnen aangepast worden als dat wenselijk is.

Zo kun je in Apployed via Configuratie > Personeel > Berichtencentrum > filter op Project uren > klik op de notificatie die je wilt aanpassen en druk op de Acties-knop à Bewerken. Hier kun je de notificatie naar wens aanpassen.