Notificaties worden verstuurd op basis van gebeurtenissen in het systeem. Bijvoorbeeld bij de invoer van een nieuwe medewerker of bij een verlofaanvraag. Je kunt de gebeurtenissen en berichten die Apployed stuurt beïnvloeden in het Berichtencentrum.
Algemene werking Notificaties
Notificaties worden aangemaakt per rol. Wanneer er bijvoorbeeld een notificatie voor het aflopen van het contract is ingesteld voor de hoofdgebruiker, wordt de notificatie voor alle hoofdgebruikers zichtbaar.
Gebruikers met de rol van ‘Manager’ zien altijd enkel hun eigen teamleden. Een notificatie ‘Afloop contract’ die bij een medewerker van de sales afdeling hoort, zal alleen zichtbaar zijn voor de manager(s) van de afdeling sales.
Standaard notificaties
Standaard wordt Apployed geleverd met een set van de meest gangbare notificaties. Een overzicht van de standaardnotificaties is te vinden via het Berichtencentrum.
Configuratie > Personeel > Berichtencentrum
In dit overzicht is de volgende informatie zichtbaar:
- Actief – hier kun je de notificatie op ‘Actief’ of op ‘Inactief’ zetten als deze niet van toepassing is op de eigen situatie.
- Taak Type – een ‘Taak’ is verbonden aan een datum in het systeem en een ‘Aanvraag’ is verbonden aan een workflowproces, bijvoorbeeld een verlofaanvraag van een medewerker.
- Module / Scherm – op welk scherm of welke module is de notificatie van toepassing?
- Veld / stap – op welk veld moet de notificatie getriggerd worden of om welke stap in het aanvraag proces gaat het?
- Ontvanger – wie is de ontvanger van de notificatie? Als een notificatie meerdere ontvangers moet hebben, dan zullen notificaties dubbel gedefinieerd moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer de notificatie Afloop contract verstuurd moet worden aan HR en aan de manager.
- Onderwerp – onderwerp van de notificatie.
Door in de header te klikken, is het mogelijk om per kolom te filteren op alfabetische volgorde. Ook kun je de zoekfunctie gebruiken om op trefwoord een notificatie te vinden.
Aanmaken van nieuwe notificaties
Nieuwe notificaties kunnen toegevoegd worden via de Acties-knop […]. Hierin heb je twee opties: het aanmaken van een ‘Nieuwe taak’ of het aanmaken van een ‘Nieuwe aanvraag’.
- Een ‘Nieuwe taak’ is een notificatie die gebaseerd is op een datumveld in het systeem. Denk bijvoorbeeld een notificatie voor de afloop van een contract.
- Een ‘Nieuwe aanvraag’ is een notificatie die gebaseerd is op een aanvraagproces, bijvoorbeeld de mail aan de manager na een verlofaanvraag van de medewerker. Van dit soort notificaties zullen in principe nooit nieuwe worden toegevoegd, maar bestaande kunnen wel worden aangepast om de standaard Apployed e-mailteksten te personaliseren naar wens.
Kopiëren van bestaande notificaties
Een makkelijke manier om nieuwe notificaties toe te voegen is door een bestaande notificatie uit hetzelfde scherm te kopiëren naar een nieuwe, en in de nieuwe notificatie de gewenste aanpassingen te maken.
Selecteer de notificatie die je wilt kopiëren en ga via de acties-knop naar de optie ‘Kopiëren’.
Notificatie voor nieuwe taak aanmaken of bestaande taak bewerken
Na het aanmaken van een nieuwe taak of het bewerken/kopiëren van een bestaande taak, zal het volgende scherm verschijnen:
- Scherm – bepaalt op welk scherm de notificatie is gebaseerd.
- Veld – bepaalt op welk veld uit het geselecteerde scherm de notificatie is gebaseerd.
- Actief – is de notificatie actief of niet? In plaats van de notificatie definitief weg te gooien, adviseren wij om de notificatie die niet gewenst is op niet-actief te zetten.
- Dagen voor of na – hoeveel dagen voor of na de datum van het geselecteerde veld moet de notificatie aangemaakt worden? Gebruik het min-teken om de dag voor de datum aan te geven.
- Ontvanger - wie zal de notificatie ontvangen? Moeten meerdere ontvangers dezelfde notificatie ontvangen, dan worden dezelfde notificaties aangemaakt - maar met een verschillende ontvanger. Zo moet Afloopcontract bijvoorbeeld naar HR en de Manager.
- Stuur e-mail - voor iedere notificatie kan ingesteld worden dat er naast het aanmaken van de notificatie ook een e-mail verstuurd moet worden.
- Onderwerp – deze regel wordt gepresenteerd als koptekst in de mail en in de notificatie op het dashboard.
Indien er wordt gekozen om een e-mail te sturen, dan moet de tekst van de e-mail aangemaakt worden in het veld ‘Beschrijving’.
Gebruik de rood gemarkeerde velden om data uit de database van Apployed te gebruiken in de e-mail tekst. In het onderstaande voorbeeld wordt op de plek van de groene kaders de naam van de ‘Werknemer’ en de datum van ‘Afloop contractdatum’ gebruikt. Je kunt deze velden simpelweg slepen naar de juiste plek in het bericht.
Aanmaken eigen set notificaties
Apployed heeft een standaard set notificaties gedefinieerd. Zoals in deze handleiding aangegeven, is het mogelijk om nieuwe notificaties aan te maken en om bestaande aan te passen waar nodig. Zo is het ook mogelijk om een eigen reeks notificaties aan te maken (als zijnde een checklist).
Als voorbeeld pakken wij de datum van indiensttreding bij een nieuwe werknemer. Op basis van dit datumveld, kunnen wij een reeks notificaties aanmaken:
- 7 dagen voor datum in dienst – is het contract ondertekend ontvangen?
- 3 dagen voor datum in dienst – aanmaken van accounts en klaarleggen van laptop/telefoon
- Datum in dienst – aanmelden van nieuwe medewerkers bij zorgverzekeraar en pensioen
- 15 dagen na datum in dienst – evaluatie proeftijd
- 25 dagen na datum in dienst – einde proeftijd gesprek