De Onboarding module maakt het makkelijker om nieuwe werknemers toe te voegen aan Apployed. In dit document vind je antwoord op jouw vragen.
Waarvoor is de module Onboarding bedoeld?
Om tijd te besparen, kun je een nieuwe medewerker direct betrekken wanneer zijn/haar gegevens voor het eerst in het systeem worden ingevoerd.
Hoe werkt de Onboarding module?
Log in Apployed in als Hoofdgebruiker. Vervolgens klik je op het Dashboard via de Acties op ‘Uitnodigen onboarding werknemers’ of navigeer via de Organisatie > Personeel > Onboarding werknemers. In dit scherm kun je een nieuwe onboarding starten, door via het Acties-menu op Toevoegen te klikken.
Nu kun je gebruikmaken van de onboarding module en voeren (nieuwe) medewerkers hun persoonlijke gegevens zelf in. Het proces werkt als volgt:
- Vul het e-mailadres van de medewerker in. Later kun je dit wijzigen naar een zakelijk e-mailadres.
- Doorloop alle stappen en vul zelf alvast de gegevens in die je niet door de nieuwe medewerker in wilt laten. Vul je niets in, dan moet de medewerker alles zelf invullen.
- Let op: in de onboarding instellingen kun je een aantal standaardwaarden alvast instellen.
- Optioneel kun je documenten toevoegen (stap 6), zoals een contract. De medewerker kan deze documenten downloaden en vervolgens ondertekend retour uploaden.
- In de laatste stap stuur je daadwerkelijk de uitnodiging naar de medewerker.
- De medewerker ontvangt een e-mail met inloggegevens, vult zijn/haar persoonlijke gegevens zelf in en zet deze vervolgens klaar ter controle.
- Je ontvangt hiervan een e-mail, waarna je de gegevens kan controleren en goedkeuren.
- Tot slot kun je de medewerker in een groep plaatsen, een personeelsnummer geven en eventueel het e-mailadres aanpassen.
- De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail ter bevestiging van de goedkeuring en heeft nu toegang tot alle beschikbare functionaliteiten van Apployed.
De keuzelijst is niet compleet. Hoe voeg ik meer opties toe?
In het Onboarding-scherm kan de medewerker bij een aantal velden, bijvoorbeeld Contract, Afdeling en Nationaliteit, een keuzelijst gebruiken. Indien een waarde nog niet voorkomt in deze lijst, dan kun je deze op de gebruikelijke wijze zelf aanvullen in Apployed.
Aandachtspunt voor het Contract-veld: zorg dat de waarden daadwerkelijk overeenkomen met de contracten die binnen jouw organisatie worden gebruikt.
Standaardwaarden
In het Onboarding-scherm is een aantal standaardwaarden in te stellen. Deze vind je via het tabblad Organisatie > Personeel > Onboarding definities.
Ik heb een Engelstalige medewerker. Hoe pas ik de taal voor het onboarding-scherm hierop aan?
Wanneer je de medewerker hebt uitgenodigd en jouw eigen omgeving staat ingesteld op de Engelse taal, ontvangt de medewerker de mail ook in het Engels. Het onboarding-scherm staat standaard ingesteld op Nederlands, maar je kunt dit per medewerker aanpassen. Dit doe je als volgt:
- Via het hoofdscherm navigeer je naar het Onboarding werknemers-scherm.
- Vul het e-mailadres in van de nieuwe medewerker en verzend de uitnodiging.
- Ga naar het tabblad Configuratie > Gebruikers
- Selecteer via het dropdown-menu de betreffende nieuwe medewerker.
- Klik op Wijzigen en vervolgens op Bewerken.
- Selecteer de Standaardtaal die van toepassing is op de medewerker en klik op Opslaan.
De medewerker heeft de Onboarding-mail niet ontvangen. Wat nu?
Laat de medewerker voor de zekerheid zijn/haar spambox controleren. Zit de mail hier niet in? Dan kun je de uitnodiging opnieuw versturen. Dit doe je als volgt:
- Navigeer via het tabblad Configuratie > Gebruikers.
- Via de optie Gebruikers kun je de medewerker opzoeken.
- Klik vervolgens op Verander Wachtwoord en voer een nieuw wachtwoord in. Vergeet niet om de checkbox aan te vinken.
- Klik op Opslaan om het nieuwe wachtwoord naar de medewerker te versturen.