Binnen de organisatie worden taken van de personeelsadministratie soms door verschillende medewerkers vervuld. Verlofaanvragen van de medewerker moeten bijvoorbeeld geautoriseerd worden door een manager, maar andere zaken gaan enkel via HR. Daarnaast moeten de eigenaar en directie wellicht alles kunnen zien en doen. In dit artikel geven we uitleg hoe je de autorisatiestructuur in Apployed op jouw organisatie kunt aanpassen.
Voor de autorisatiestructuur gebruik je groepen. Een groep bestaat uit Werknemers en Managers, dit zijn de enige Rollen in de groep. Werknemers in de groep zien enkel hun eigen gegevens, managers zien de hele groep. Buiten de groepen heb je ook de rollen HR en Hoofdgebruiker, gebruikers met deze rol kunnen door het hele systeem alles zien, ongeacht de groepsstructuur.
Verzoeken van een gebruiker gaan altijd naar de gebruiker die één niveau meer verantwoordelijkheden heeft. Zet je alle medewerkers in dezelfde groep, of wijs je geen managers toe aan de groepen, dan gaan alle verzoeken en melding automatisch naar een algemene HR-gebruiker of hoofdgebruiker. Wil je de autorisatie van verzoeken (deels) door managers en/of een HR-medewerker laten doen, dan gebruik je daarvoor groepen.
In dit document behandelen we de onderstaande onderwerpen:
- De autorisatiestructuur met groepen
- Profielen en rechten
- Groepen aanmaken
- Medewerkers indelen
- Managers toewijzen
1. De autorisatiestructuur met groepen
De autorisatiestructuur in Apployed werkt op basis van groepen. Elke medewerker in Apployed moet onder een groep vallen. De groepen bestaan dus uit één of meerdere medewerkers die diezelfde leidinggevende (de direct verantwoordelijke) delen.
Het aanmaken van deze groepen, kan op twee manieren. Standaard maakt Apployed een groep aan voor elke afdeling die je toevoegt. Afhankelijk van jouw organisatie kun je zelf aparte groepen aanmaken. Zo kan het dus voorkomen dat de groepen een afwijkende naam hebben ten opzichte van de afdelingen.
Aan elke groep koppel je een gebruiker met de bevoegdheid om de verzoeken (verlof, declaraties, projectregistratie en de overuren) van deze groep te autoriseren. Vaak is dit een leidinggevende of een manager. In Apployed wordt deze persoon de Direct verantwoordelijke genoemd en deze hoeft niet in de toegewezen groep te zitten.
Meerdere medewerkers met bevoegdheden over een groep? Je kunt in Apployed meerdere managers toewijzen aan een groep. Je stelt zelf in welke manager de verzoeken van die groep ontvangt. Dit kan maar één gebruiker zijn. De andere manager(s) krijg(t)(en) wel de bevoegdheden om de aanvragen te autoriseren, maar niet de melding van de aanvraag.
2. Profielen en rechten
Elke manager van een groep – een gebruiker die gegevens kan inzien van een groep – geef je de bevoegdheden die bij zijn/haar functie horen. Om de bevoegdheden van gebruikers te bepalen, wordt er in Apployed gebruik gemaakt van autorisatie profielen. Zo’n profiel bepaalt wat een gebruiker in het systeem (en dus de groep waaraan hij/zij is toegewezen) mag en kan zien. Dit zijn de standaardprofielen:
- Werknemer – mag aanvragen indienen en eigen gegevens/statussen inzien.
- Teamleider – mag aanvragen uit zijn/haar groep goedkeuren (en indienen) en heeft geen inzage in salarisgegevens.
- Manager – mag aanvragen uit zijn/haar groep goedkeuren (en indienen) en ziet salarisgegevens.
- HR – mag alles muteren en kan ook alle mutaties zien.
- Hoofdgebruiker – mag en kan alles.
Indien gewenst kunnen er nieuwe profielen aangemaakt of bestaande profielen aangepast worden. Raadpleeg bij twijfel hiervoor de helpdesk.
Elke nieuwe gebruiker die je aanmaakt in Apployed krijgt standaard het profiel Werknemer. Een leidinggevende (en eventueel de direct verantwoordelijke) krijgt dus bovenop zijn profiel van Werknemer ook het profiel van Manager. Zo zul je zien dat er gebruikers zijn die meerdere profielen toegewezen hebben, omdat zij over meerdere groepen de inzage moeten hebben. Zo kan een directeur bijvoorbeeld de rol van Hoofdgebruiker en die van een Manager hebben als deze aanvragen moet ontvangen van een bepaalde groep. De profielen vallen dus niet (altijd) samen met de functie of functienaam van deze medewerker in de organisatie.
3. Groepen aanmaken
Apployed maakt voor elke afdeling automatisch een groep aan met dezelfde naam als de afdeling. Bij de eerste configuratie van Apployed heb je al afdelingen en groepen aangemaakt. Je kunt nieuwe groepen toevoegen door nieuwe groepen én afdelingen aan te maken, of je kunt buiten de afdeling om extra groepen maken.
a. Afdeling én groep maken:
Configuratie > Personeel > Bedrijven >[selecteer het juiste bedrijf] > hamburgermenu > Afdelingen > Acties-knop > Toevoegen
Via de acties-knop en Toevoegen kun je afdelingen toevoegen. Op de achtergrond maakt Apployed voor die afdelingen groepen aan met dezelfde naam als de afdelingen.
b. Enkel een groep aanmaken:
Configuratie > Bedrijfsinstellingen > Managers en groepen
Via de Acties-knop en Toevoegen kun je een nieuwe groep aanmaken. Je kunt hier ook direct een manager toevoegen aan de groep.
Zodra je hier een manager koppelt aan de groep, wordt deze automatisch aangemaakt met de rol Manager en het profiel naar keuze. Voor meer uitleg over de rollen en profielen verwijzen wij je graag door naar onze andere handleiding omtrent de Rollen en Profielen.
In dit scherm heb je ook de bevoegdheid om een groep actief te maken en om de medewerkers van deze groep te verbergen in het groepsoverzicht.
4. Medewerkers indelen
Heb je een nieuwe groep aangemaakt voor bestaande medewerkers? Dan kun je de ESS-groep waar de medewerker onder valt wijzigen naar de nieuwe groep. Dit doe je als volgt:
Configuratie > [Bedrijfsnaam] > Managers en groepen > '+Werknemer'
a. Een nieuwe medewerker?
Zodra je een medewerker aanmaakt, kun je deze direct in een bestaande groep plaatsen. Je doorloopt nu de hele wizard, waarbij je alle gegevens van de nieuwe medewerker invoert. Onder het veld ESS Groep geef je aan onder welke groep deze medewerker komt te vallen.
5. Managers toewijzen
Staan alle medewerkers in de juiste groepen? Dan is het nu mogelijk om de juiste direct verantwoordelijke en/of de managers te koppelen aan de groepen.
Configuratie > [Bedrijfsnaam] > Managers en groepen > '+Manager'
Het scherm dat zich hier opent, laat een aantal gegevens zien.
- Filter – het is hier een mogelijk om te filteren op actieve en niet-actieve groepen.
- Groepen – onder deze kolom toont Apployed alle (niet-)actieve groepen.
- Werknemers – onder deze kolom toont Apployed alle medewerkers die onder de geselecteerde groep vallen.
In het scherm hieronder is te zien dat onder de groep Customer Service 7 medewerkers vallen. Als managers zijn Peter Trudeau (tevens direct verantwoordelijke), Salie Pranang en Jan Jansen gekoppeld aan deze groep.
Via de knop Aanpassen is het mogelijk om de naam van de groep aan te passen en kun je aangeven of de groep actief of niet-actief is. Ook is het hier mogelijk om de medewerkers van deze groep te verbergen in het verlofoverzicht.
Je kunt hier een nieuwe manager koppelen aan de groep door op het plusteken te klikken. Er opent zich vervolgens een scherm, waarin je een nieuwe gebruiker kunt koppelen als manager. Standaard ontvangt deze gebruiker de rol als manager.
Ook kun je hier aangeven of deze gebruiker ook als direct verantwoordelijke geregistreerd moet worden.