In Apployed worden de rechten van de gebruikers en bevoegden ingeregeld middels profielen en rollen. In dit artikel geven wij een uitgebreide beschrijving van de werking van deze profielen en rollen.
Middels rollen en profielen worden de dagelijkse structuren en verschillende workflows in het systeem verwerkt. De Rol bepaalt wie de gebruiker te zien krijgt. Het Profiel bepaalt wat de gebruiker ziet en welke bevoegdheden deze heeft. Iedereen (elke gebruiker) in Apployed kan meerdere rollen en/of profielen toegewezen krijgen.
Standaard heeft elke nieuwe medewerker enkel de rol en het profiel van Werknemer. Alleen de eerste gebruiker, de hoofdgebruiker die het systeem instelt, heeft zowel een rol als werknemer als een rol als hoofdgebruiker. Echter kunnen er meerdere hoofdgebruikers per Apployed omgeving actief zijn.
Rollen
In Apployed zijn de volgende rollen opgenomen, deze zijn niet te wijzigen.
| Hoofdgebruiker | Ziet iedereen |
| HR-gebruiker | Ziet iedereen |
| Manager | Ziet zichzelf en iedereen in zijn ESS-groep |
| Werknemer | Ziet enkel zichzelf |
Profielen
In Apployed zijn standaard de volgende profielen opgenomen
| Hoofdgebruiker | Mag en kan alles |
| HR-gebruiker | Mag alles, behalve beveiligingsinstellingen aanpassen |
| Manager | Mag alle gegevens van medewerkers in eigen groep bekijken en mag verzoeken van eigen medewerkers autoriseren |
| Teamleider | Mag verlof en declaraties van eigen team autoriseren |
| Werknemer | Mag persoonlijke gegevens wijzigen en kan aanvragen indienen |
Het is mogelijk om een nieuw profiel aan te maken of een bestaande te wijzigen.
Let op! In de meeste gevallen zullen de gebruikers dezelfde rolnaam en profielnaam toegekend krijgen. Combinaties zijn mogelijk. Test daarbij eerst wat de gebruiker uiteindelijk te zien krijgt, voordat je het profiel toekent aan een gebruiker.
Profielen bewerken / toevoegen
Je kunt via Configuratie > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie profielen zien wat de rechten van de verschillende profielen zijn.
Selecteer hier een profiel en bekijk via het menu (links in beeld) welke rechten er bij dit profiel horen. Tevens kun je hier ook de rechten aanpassen. Om een nieuw profiel te maken klik je op de Acties-knop en Profiel toevoegen. Vervolgens kun je aangeven wat de bijbehorende rechten van dit profiel zijn. Zodra een nieuw profiel is aangemaakt, kun je dit toekennen aan een gebruiker.
Ook kun je via de actieknop een profiel herstellen. Door dit te doen, kun je alle rechten van het geselecteerde profiel terugzetten naar onze standaardprofielen: Alleen lezen, HR, Manager, Teamleider of Werknemer.
Let op! Het veranderen/toekennen van rechten kan (grote) gevolgen hebben voor de werking van het systeem en de beveiliging van gegevens/privacy van medewerkers. Raadpleeg bij twijfel onze helpdesk.
Rol & Profiel toekennen
Na het aanmaken van een nieuwe medewerker, wordt automatisch een gebruiker aangemaakt. Dit start altijd met de rol en het profiel van Werknemer. Je kunt rollen en profielen wijzigen en toekennen via Configuratie > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers > [selecteer gebruiker] > Rollen.
Via ‘Rol toevoegen’ kun je extra rechten toekennen aan een gebruiker. Zodra je hierop klikt, vul je eerst de rol aan (keuze uit Werknemer, HR gebruiker of Hoofdgebruiker) en daarna het profiel. Wil je een manager toekennen aan een ESS groep? Lees dan Manager toekennen.
Let op! De rol Werknemer met het bijbehorende profiel Werknemer moet blijven bestaan, omdat de persoon in kwestie dan ook de eigen gegevens kan inzien. Eén gebruiker kan dus meerdere rollen en profielen hebben.