Via de knop ‘Uren schrijven’ kun je bijhouden waaraan je je tijd hebt besteed. Hier selecteer je een project, deelproject en, indien aangemaakt, een activiteit. Het schrijven van de uren kun je dagelijks doen. De totalen kun je per week indienen.
Weekregistratie bekijken
Zodra je bent ingelogd in Apployed, kun je via de knop ‘Uren schrijven’ een weergave zien van alle weekregistraties. Je komt dan in een scherm terecht waarin je alle aangemaakte weekregistraties per status kunt inzien. Ook heb je hier de mogelijkheid om te filteren per status, door op het trechter-icoontje te klikken.
We kennen hier de volgende statussen:
- Nieuw – de weekregistratie is aangemaakt en je kunt nu jouw uren schrijven.
- Klaargezet ter controle – de weekregistratie ligt ter beoordeling bij de manager. De uren staan nu vast.
- Goedgekeurd – je manager heeft de weekregistratie goedgekeurd; de gegevens zijn definitief.
- Afgekeurd – je manager heeft de weekregistratie afgekeurd; je kunt de uren aanpassen en opnieuw indienen.
Door op een bestaande week te klikken, heb je de mogelijkheid om de uren in te zien. Als je een nieuwe weekregistratie wilt aanmaken/openen, klik dan op de Acties-knop […] en op ‘Uren indienen’.
Zodra je hierop klikt, verschijnt er een scherm dat vraagt welke week je wilt aanmaken en of je eventueel een voorgaande week wilt kopiëren. Zodra je een voorgaande week wilt overnemen, dan worden alle projecten uit de week die je selecteert gekopieerd naar de nieuwe week.
Uren registreren
Selecteer eerst een project, deelproject en indien van toepassing de activiteit waarop je wilt boeken. Via ‘Voeg project toe’ kun je een nieuwe projectregel aanmaken. Registreer je uren onder de desbetreffende dag.
Let op! Sla je ingevulde uren altijd tussentijds op. Je kunt op een later moment je uren nog wijzigen en aanvullen waar nodig.
Absentie, zoals bijvoorbeeld vakantie (mits goedgekeurd) of ziekte, komt automatisch omhoog in je weekregistratie. In het voorbeeld hieronder zie je bijvoorbeeld terug dat er 2 dagen zijn waarop er vakantieverlof is opgenomen.
Klaarzetten ter controle
Zijn alle uren van de week geregistreerd? Zet ze dan klaar voor je manager/direct leidinggevende:
- Selecteer de week die je wilt klaarzetten.
- Klik op de knop ‘Klaarzetten voor controle’.
Je manager/direct leidinggevende ontvangt nu een e-mail en/of notificatie.
Goedgekeurd
Zijn je uren goedgekeurd? Dan ontvang je hierover een bevestiging per e-mail en in jouw notificaties in Apployed. Indien dat van toepassing is, dan worden je plus- of min-uren naar TVT geboekt. Dit saldo wordt direct bijgewerkt en kun je in jouw persoonlijke verlofoverzicht terugvinden.
Afgekeurd
Zijn jouw uren afgekeurd? Dan is het belangrijk dat je manager/direct leidinggevende de weekregistratie open zet voor invoer. Zodra dit gedaan is, dan kun je via ‘Wijzigen’ je uren aanpassen en opnieuw indienen.