In deze handleiding leggen we uit hoe je onbetaald verlof registreert in Apployed. In het geval van onbetaald verlof, worden er geen vakantiegeld en -uren opgebouwd over de niet gewerkte uren. Het is daarom van belang om dit goed te registreren in Apployed. We maken hier dan ook onderscheid tussen kort- en langdurig onbetaald verlof. Ook maken wij onderscheid tussen het registreren van het verlof en de mutaties die onze Salaris Service nodig heeft.
Let op!
In de meeste cao’s zijn richtlijnen vastgelegd over het opnemen van onbetaald verlof. De situatie van de werknemer bepaalt hoeveel onbetaald verlof er opgenomen kan worden.
Aanmaken verlofregeling
Voor het vastleggen van onbetaald verlof, dient er een bijbehorende verlofregeling aangemaakt te zijn. Het aanmaken van een nieuwe regeling doe je als volgt:
Configuratie > Afwezigheid > Verlofregelingen > klik op ‘Verlofregeling toevoegen’ > vul als volgt aan:
Toekennen onbetaald verlof aan medewerker
Zodra de verlofregeling is aangemaakt, kan deze worden toegekend aan de werknemer. Dit doe je als volgt:
Werknemer > [selecteer juiste werknemer] > Afwezigheid > Afwezigheidsregistratie > [Acties-knop] > Verlofregeling toekennen > selecteer ‘Onbetaald verlof’
Nadat de verlofregeling is toegekend, kan het onbetaald verlof worden geregistreerd in het scherm Afwezigheidsregistratie, en via Acties-knop en Absentie registreren.
Kortdurig onbetaald verlof registreren
Bij kortdurig onbetaald verlof registreren wij de opgenomen uren via de eenmalige mutaties. Dit dient alleen te gebeuren zodra er gebruik wordt gemaakt van de Apployed Salaris Service. Het is hiervoor belangrijk om te controleren of het looncomponent Onbetaald verlof reeds actief is voor het scherm Eenmalige mutaties. Indien deze nog niet bestaat, dan kan het component aangemaakt worden:
Configuratie > Dienstverband > Looncomponenten > [Acties-knop] > Toevoegen
Na het aanmaken van het looncomponent, wordt het mogelijk om de opgenomen uren op te voeren onder de Eenmalige mutaties bij de desbetreffende werknemer:
Werknemer > [selecteer werknemer] > Loon > Eenmalige mutaties > [Acties-knop] > Toevoegen.
Selecteer hier de juiste verloningsdatum en het aantal opgenomen uren.
Let op: Bij het opnemen van onbetaald verlof worden er geen vakantiedagen opgebouwd door de werknemer. Je zult dit moeten uitrekenen en muteren op het saldo van de medewerker. Voor het uitrekenen van het misgelopen verlof, hanteren wij de volgende rekensom:
Aantal toegestaneverlofuren (op jaarbasis) / (52 (weken) * 36 (uren per week)) = verlofopbouw per uur.
Voorbeeld: Arjen werkt 36 uur per week. Binnen zijn organisatie kennen ze een fulltime werkweek van 40 uur en een daarbijbehorende verlofopbouw van 200. Voor Arjen betekend dit dat hij recht heeft op 180 uur vakantieverlof. Daarnaast neemt Arjen 24 uur onbetaald verlof op.
Arjen zijn opbouw per uur is: 180 / (52 * 36) = 0.096 uur. Het misgelopen verlof: 24 * 0.096 = 2.3 uur.
Langdurig onbetaald verlof
Het registreren van langdurig onbetaald verlof leggen we vast middels een inhouding. Dit dient alleen te gebeuren zodra er gebruik wordt gemaakt van de Apployed Salaris Service. Hiervoor is het belangrijk dat er een looncomponent actief is. Indien deze nog niet bestaat, dan kan het component aangemaakt worden via:
Configuratie > Dienstverband > Looncomponenten > [Acties-knop] > Toevoegen:
Na het aanmaken van het looncomponent, wordt het mogelijk om de opgenomen uren op te voeren onder de Inhoudingen bij de desbetreffende werknemer via:
Werknemer > [selecteer werknemer] > Dienstverband > Regelingen > [hamburgermenu] > Inhoudingen - Vergoedingen > [Acties-knop] >Toevoegen:
Let op: Bij het opnemen van onbetaald verlof, worden er geen vakantiedagen opgebouwd door de werknemer. Dit zul je handmatig moeten uitrekenen en muteren voor de medewerker. Zie de rekensom op pagina 3 van dit document, die je kunt gebruiken om dit uit te rekenen.