Om ervoor te zorgen dat alle verlof saldo's juist worden overgenomen naar het nieuwe jaar in Apployed, dienen er drie stappen te worden doorlopen.
1. Voorbereiding
De jaren die zichtbaar zijn in de verlofoverzichten kun je instellen via Configuratie > Personeel > Algemene instellingen. Mocht het nodig zijn, dan kun je hier het nieuwe jaar instellen.
Bij ‘Start jaar’ vul je het eerste jaar in dat je wilt zien in Apployed en bij ‘Einde jaar’ het laatste jaar in dat je in de overzichten/kalender terug wilt zien.
a. Controle overnameregels voor afsluiting verlofjaar
Voordat je het verlofjaar afsluit, is het verstandig om de overnameregels te controleren.
Configuratie > Afwezigheid > Verlofregelingen
Selecteer vervolgens de verlofregeling. Standaard gelden de volgende overnameregels: Het wettelijke verlof dat in het afgelopen jaar is opgebouwd, vervalt na 6 maanden in het nieuwe jaar (per 1 juli). Het bovenwettelijke verlof vervalt 5 jaar na overname.
Zijn er meerdere verlofregelingen waarbij ongebruikt verlof naar het volgende jaar wordt meegenomen? Controleer de regels voor deze verlofsoorten dan op dezelfde manier.
b. Aandachtspunten
- Het moment van afsluiten maakt niet uit en kan ook in het nieuwe jaar.
- Zorg dat alle verlofopnames zijn geregistreerd en alle openstaande verlofaanvragen zijn geautoriseerd.
- De verlofsaldi van het jaar dat je afsluit, zullen - na het doorlopen van de wizard - bij de verlofsaldi van het nieuwe jaar worden geboekt.
- Draai eventueel een rapportage voor de financiële administratie, met de kosten van het openstaande verlof per 31 december.
c. Rapporten
Wil je controleren hoeveel verlof overgenomen wordt naar het nieuwe verlofjaar? Dit kan met het rapport ‘Verlofstanden per medewerker’. Dit rapport vind je onder Werknemer > Afwezigheid > Afwezigheidsregistratie > rapporten icoontje. In dit rapport kun je met de start- en einddatum aangeven van welk jaar je gegevens wilt zien.
2. Afsluiten verlofjaar
Let op: Wanneer het verlofjaar eenmaal is afgesloten, kan het verlofjaar niet meer heropend worden. Ook verlofsaldi zijn niet meer te wijzigen. Eventuele aanpassingen van een saldo dienen in het nieuwe jaar als mutaties doorgevoerd te worden. Een verlofsaldo muteren lees je hier.
Via de tool ‘Verlofjaar afsluiten’ is het mogelijk om een jaar af te sluiten. Deze vind je onder Tools > Afwezigheid > Verlofjaar afsluiten. Na het openen van de tool selecteer je het jaar dat je wilt afsluiten.
Door op Valideer te klikken, kijkt Apployed of er nog aanvragen open staan. Je kunt het verlofjaar pas afsluiten als de openstaande aanvragen geautoriseerd zijn. Het systeem laat zelf zien welke aanvragen er nog open staan.
Zodra alle aanvragen geautoriseerd zijn en dit gevalideerd is, kun je het verlofjaar afsluiten.
Let op: Doordat er begin dit jaar een verbeterde controle is aangebracht is kans aanwezig dat je de melding krijgt dat 2021 (en eerder jaren) nog niet is afgesloten, voor medewerkers uit dienst. Deze voorgaande jaren dien je eerst af te sluiten voordat 2022 afgesloten kan worden. Dit zal een eenmalige handeling zijn.
3. Rapportages
Wil je meer inzicht in het overgenomen verlof? Na het afsluiten van het verlofjaar kun je actuele rapportages opvragen. Zo is er een rapport met daarin de kosten van het overgenomen verlof en bestaat er een rapport met de vervaldata van het overgenomen verlof.
Werknemer > Afwezigheid > Afwezigheidsregistratie > button: rapporten