Via de gesprekscyclus kun je alle gesprekken met medewerkers voorbereiden, inplannen, invullen en de documentatie na het gesprek opslaan.
Gesprekken inplannen
Klik op het dashboard onder het kopje Acties op de knop Gesprekscyclus bekijken, voor een overzicht van je persoonlijke gesprekken binnen jouw team. Via de Acties-knop heb je de mogelijkheid om een nieuw gesprek in te plannen (klik op Nieuw). Dit ziet er als volgt uit:
Selecteer de Werknemer, de Manager, Datum en Tijd van het gesprek en het formulier dat van toepassing is. Ook kun je bepalen of de antwoorden van jou als manager zichtbaar zijn op het formulier voor jouw werknemer. Klik op ‘Aanmaken’ om het gesprek in te plannen, ook heb je hier de mogelijkheid om gelijk met het formulier aan de slag te gaan.
Bestaande gesprekken bekijken
Via Organisatie > Ontwikkeling > Gesprekscyclus goedkeuren, kun je voor alle gesprekken binnen jouw team filteren op status en op jaar.
De volgende statussen zijn hier mogelijk:
- Nieuw – Gesprek is gepland. De medewerker kan nog niets doen.
- Invoer voor gesprek – Het daadwerkelijke gesprek komt dichterbij. De medewerker kan beginnen met het invullen van het formulier.
- Bevroren voor gesprek – De antwoorden zijn ingevuld en het gesprek volgt nu snel. Om geen informatie te missen is het formulier ‘bevroren’. De medewerker kan niets meer invoeren.
- Accorderen medewerker – Het gesprek is geweest en de resultaten zijn verwerkt in het formulier. Alle data is bevroren. Je vraagt de medewerker nu om de inhoud te accorderen.
- Accorderen manager – Medewerker is het eens met de inhoud, nu moet je zelf ook nog accorderen.
- Definitief – Het formulier en de inhoud is in zijn geheel bevroren. Niets kan meer aangepast worden.
Let op! Je kunt als manager ook de vragen in het formulier beantwoorden en eventueel een waardeoordeel toekennen. Je antwoorden worden pas zichtbaar als je kiest voor: ‘Invoer manager is zichtbaar’. Heb je gekozen voor: ‘Invoer manager is niet zichtbaar’, dan is dit uiteraard niet het geval.
Invoer voor gesprek
Je hebt het gesprek ingepland en je wilt dat de medewerker het formulier kan invullen. Selecteer het gesprek en scroll naar beneden naar de optie Invoer voor gesprek.
Zodra het gesprek is opengezet voor invoer, zal de desbetreffende medewerker hier een mail en een notificatie van ontvangen.
Formulier invullen
Je kunt de vragen al beantwoorden en eventueel een waardeoordeel toekennen. Selecteer het gesprek dat je wilt aanvullen en klik op Wijzigen.
Bevroren voor gesprek
Het fysieke gesprek vindt binnenkort plaats. Je kunt het formulier nu ‘bevriezen’ en eventueel uitprinten voor het gesprek. In de tussentijd kunnen de antwoorden niet meer gewijzigd worden.
Selecteer het gesprek dat je wilt bevriezen en navigeer naar de optie Bevriezen voor gesprek.
Let op! In deze stap van de gesprekscyclus is het als leidinggevende mogelijk om de input aan te passen naar aanleiding van het gesprek. Eventuele bijzonderheden kunnen nog aangevuld worden in het gesprek.
Accorderen medewerker
Het gesprek is geweest en je hebt de resultaten van het gesprek in het formulier verwerkt. Je wilt dat de medewerker de inhoud van het formulier gaat accorderen.
Selecteer het gesprek en navigeer naar de optie Goedkeuren. De medewerker zal een e-mail bericht ontvangen en een bericht in zijn notificatie-scherm. Nu zullen ook jouw antwoorden (ongeacht je eerdere keuze voor de zichtbaarheid van de invoer van de manager) en eventuele waardeoordelen zichtbaar zijn voor de medewerker.
Accorderen manager – Definitief
Als de medewerker het gesprek heeft geaccordeerd, word je hierover per e-mail en notificatie bericht. Vervolgens is het mogelijk om het gesprek definitief te maken.
Selecteer het gesprek dat je definitief wilt maken en navigeer naar de optie Goedkeuren.
Het gesprek zal nu de status Definitief krijgen. Bij de status Definitief kan niemand de inhoud van het formulier meer wijzigen. Alle data is bevroren. Je kunt uiteraard wel de inhoud van het formulier bekijken om voorgaande gesprekken en afspraken te bekijken.