Veel werkgevers bieden de mogelijkheid om thuis te werken. In Apployed is het mogelijk om de thuiswerkdagen en/of de reisdagen naar kantoor te laten declareren door de werknemers. In dit artikel lichten wij toe hoe dit is vast te leggen in het systeem.
1. Definiëren declaratie- en looncomponenten
Via Configuratie > Declaraties > Declaraties beheren we de componenten waarop de werknemers kunnen declareren. Klik op Acties en Toevoegen om een nieuw component aan te maken voor 'Reisdag kantoor' en voor 'Thuiswerkdag'.
Omdat we in dit voorbeeld uitgaan voor zowel een declaratie voor de reis- als de thuiswerkdagen, dient er nog een aanvullend looncomponent aan te worden gemaakt voor de waarde van één enkele reisdag. Dit kan via Configuratie > Dienstverband > Looncomponenten > Acties en Toevoegen > zie schermafbeelding:
2. Aanmaken vergoedingen
Omdat de reiskosten voor een kantoordag per werknemer wisselend zijn, is het van belang om waarde per werknemer onder te brengen via het 'Inhoudingen - vergoedingen' scherm. In de bovenstaande stap is het juiste looncomponent geconfigureerd. Nu wordt het mogelijk om deze vergoeding toe te kennen aan de werknemer via Werknemer > [selecteer werknemer] > Dienstverband > Regelingen > navigeer naar het hamburger menu en selecteer 'Inhoudingen - vergoedingen' > Acties en Toevoegen > voer de reiskosten per kantoordag in met de juiste ingangsdatum > Opslaan.
Let op! Mocht de werknemer een doorlopende reiskosten- of thuiswerkvergoeding hebben, dan is het zaak om deze af te sluiten met de juiste einddatum.
Het Apployed salaristeam zal middels een rekenformule in de salarissoftware de vergoeding op de gedeclareerde dagen aan laten sluiten. Om eventuele misverstanden te voorkomen, is het altijd raadzaam om deze mutatie door te geven aan je salarisverwerker als mail/toevoeging op de aanlevering van de salarisperiode.
3. Declareren maar!
De instellingen zijn nu nagelopen en daarmee wordt het mogelijk voor de medewerkers om hun dagen door te geven via de declaratie module.