Gebruik je de Apployed Salaris Service en heb je uurloners of oproepkrachten in dienst? Voor de salarisadministratie moet je in dat geval periodiek het aantal gewerkte uren en dagen aanleveren. Dit kan op twee manieren; automatisch of handmatig.
Uurloners invoeren in Apployed
Bij een uurloner dient (in het Salaris-functie scherm) het type dienstverband op Uurloon te staan. Vervolgens dient het rooster van de werknemer op 0 uren te staan. Bij alle dagen vul je dus 0 uren in.
Onder de salaris gegevens zal de betalingsbasis op Uur moeten staan. Onder Voltijdssalaris wordt het nu mogelijk om het bruto uurloon van de medewerker aan te geven.
Optie 1 – Automatisch
Wil je het aantal gewerkte uren middels een automatische proces aan de Apployed Salaris Service doorgeven? Ga dan als volgt te werk:
- Laat uurloners (c.q. oproepkrachten) in Projecturen de gewerkte uren registreren.
- Laat de manager de uren autoriseren.
- Gewerkte dagen kunnen geautomatiseerd worden weggeschreven naar Eenmalige mutaties.
- Deze gegevens kunnen zonder een extra handeling door de Apployed Salaris Service worden verwerkt.
Maak je geen gebruik van de Apployed Salaris Service, dan kun je een rapport uitdraaien en aanleveren aan je externe verwerker.
Het instellen van dit automatische proces gaat als volgt:
Configuratie > Uren > Projecturen Instellingen
Vink hier de optie Uurloners verlonen aan. Wordt de tijd die door de uurloner wordt opgenomen als verlof uitbetaald? Dan vinken wij de optie Absentie doorbetalen aan. Vaak wordt het verlof direct uitbetaald van oproepkrachten en hoeft deze optie niet geactiveerd te worden.
Let op: Het uitbetalen van gewerkte uren geldt alleen voor uurloners. Apployed herkent een uurloner aan de keuzeoptie ‘Uurloon’, die hoort bij het veld Voltijd/Deeltijd.
Uren van uurloners
Nadat de uurloner zijn uren heeft geregistreerd en klaargezet ter controle, kan de manager de uren goedkeuren. Een goedgekeurde urenstaat/weekstaat kan niet meer gewijzigd worden.
Let op: Alleen uren-/weekstaten die zijn goedgekeurd door de manager en de status definitief hebben, zijn klaar om uitbetaald te worden bij de eerstvolgende aanlevering van de salarisadministratie.
Voorbeeld: Een registratie uit week 4 wordt pas geautoriseerd door de manager in week 40. Dit betekent dat deze uren-/weekstaat pas in de eerstvolgende salarisperiode na week 40 wordt verwekt.
Uren van uurloners verwerken
Alle definitieve weekstaten komen automatisch naar boven op het moment dat je de salarismutaties gaat aanleveren via het normale aanleverproces via Organisatie > Loon > Salarisperiodes > Aanleveren.
Bij stap 3 van het aanleverproces zie je alle definitieve weekstaten en kun je zelf aangeven welke deze maand uitbetaald dienen te worden.
Ook kun je alle weekstaten tussentijds verwerken naar de eenmalige mutaties, via Organisatie > Eenmalige mutaties > Acties [...] > Mutatie aanvragen verwerken.
Schermvoorbeelden
De volgende weekurenstaat is geregistreerd, met in 3 dagen en 24 gewerkte uren.
Na verwerking zal het scherm Eenmalige mutatie als volgt gevuld zijn:
Optie 2 – Handmatig proces
De gewerkte uren en dagen dienen iedere maand ingevoerd te worden. Uiteraard alleen als de medewerker die maand daadwerkelijk gewerkt heeft.
Ga naar het tabblad Werknemer > Loon > Eenmalige mutaties. Zorg dat je de juiste medewerker hebt geselecteerd en voeg een nieuwe eenmalige mutatie toe via de Acties [...] > Toevoegen. Vervolgens opent zich het onderstaande scherm:
- Verloningsdatum – de eerste dag van de maand waarin de uren uitbetaald dienen te worden.
- Looncomponent – Gewerkte uren (uurloner)
- Uren – het aantal uren dat is gewerkt in de periode
- Dagen (gewerkt) – het aantal dagen dat is gewerkt in de periode
Klik op Opslaan. De uren worden automatisch uitbetaald in de maand van de geselecteerde verloningsdatum.