Wanneer de berekening van toeslagen en overuren van medewerkers buiten Apployed plaatsvindt, kun je de gegevens hiervan importeren. De mutaties hoeven op deze manier niet iedere periode handmatig ingevoerd te worden voor de salarisadministratie.

De import-module

De optie Importeer eenmalige mutaties is geschikt om meerdere eenmalige mutaties in één keer in Apployed te importeren. Deze optie is terug te vinden onder Organisatie > Loon > Importeer eenmalige mutaties.

Voorbereiden van het importbestand

Bij het importeren van eenmalige mutaties verwacht Apployed de gegevens in een vaste opmaak. De volgende gegevens moeten aangeleverd worden in het Excel-bestand.

• Personeelsnummer – het personeelsnummer van de medewerker in Apployed. Let erop dat eventuele voorloopnullen niet automatisch door Excel worden weggehaald.
• Verloningsdatum – de periode waarin de eenmalige mutatie verloond moet worden. De opgegeven datum moet vallen binnen de verloningsperiode (vaak de uitbetaaldatum)
• Soort – het soort eenmalige mutatie. De naam moet reeds bestaan in de keuzelijst van het veld Soort in Apployed. Nieuwe soorten? Maak deze dan eerst aan in de keuzelijst in Apployed onder Configuratie > Dienstverband > Looncomponenten. Voor meer details kun je
• Waarde – dit is de waarde die bij de eenmalige mutatie hoort. Dit kan een aantal zijn, bijvoorbeeld bij overuren, of dit kan een waarde zijn, bijvoorbeeld bij bedragen die uitbetaald moeten worden voor een lunch.

Een voorbeeld van dit bestand kun je hier downloaden.

Let op: Elke kolom dient in het document aanwezig te zijn, ook als een veld leeg wordt aangeleverd.

Importeren van de gegevens

Als het importbestand is gemaakt, kun je beginnen met de import. Sla het bestand op en open het ‘Import Eenmalig mutaties’ scherm via Organisatie > Loon > Eenmalige mutaties. Klik op de knop Browse en selecteer vervolgens het importbestand.

Alvorens de gegevens geïmporteerd worden, zal het importbestand gecontroleerd worden. Alle velden die niet kloppen, zullen rood aangegeven worden. Zie onderstaand voorbeeld.

Door met de muis over het veld te gaan, zal aangegeven worden wat niet klopt. Indien de soort nog niet bestaat, zal deze eerst in het scherm Configuratie > Dienstverband > Looncomponenten in Apployed toegevoegd dienen te worden. De overige rode velden zullen in het importbestand zelf aangepast moeten worden.

Als alle gegevens goed zijn, zal de import gelijk en volledig worden uitgevoerd. Er zal dus nooit een gedeeltelijke import plaatsvinden. Wanneer de gegevens succesvol zijn geïmporteerd, krijg je daarvan bericht. De gegevens zijn nu beschikbaar in het scherm Eenmalige mutaties.