In dit artikel wordt er beschreven hoe salarismutaties worden verwerkt in Apployed. Denk daarbij aan: eenmalige mutaties, functiewijzigingen, inhoudingen, vergoedingen en het verwerken van een lease auto.
Uitgangspunten
Alle input is afkomstig uit Apployed. Dit betekent dat een verkeerde input in Apployed ook een verkeerde output oplevert. De Apployed Salaris Service zal de mutaties op waarschijnlijkheid en technische verwerkbaarheid controleren. Er zal een terugkoppeling plaatsvinden indien een vermoeden bestaat dat er een fout in de mutaties zit, bijvoorbeeld bij een salarisverhoging van 200%.
Nadat je hebt aangegeven dat alle mutaties voor de periode ingevoerd zijn, zullen de Apployed salarisadministrateurs de gegevens verwerken. Voor elke klant stellen we een individuele planning op. Het uitgangspunt is dat je binnen twee werkdagen alle output beschikbaar hebt.
Is er een fout opgetreden in de verwerking (om wat voor reden dan ook), dan moeten de gegevens in Apployed worden gecorrigeerd en opnieuw aangeleverd worden. Mutaties per e-mail of telefoon worden doorgegeven, kunnen wij niet verwerken.
Overzicht mutaties
Mutatie |
Handeling |
Nieuwe medewerker |
De volgende schermen zijn van toepassing: Verplicht - Werknemers, functies, salarisgegevens en bankgegevens Indien van toepassing – Vergoedingen, inhoudingen, levensloop, verzekeringen, overige regelingen, eenmalige mutaties en autogebruik. |
Werknemer- Gebruiknaam |
Bepaalt hoe de naam op de strook wordt verwerkt, indien de medewerker getrouwd is. |
Nieuwe stagiair |
De volgende schermen zijn van toepassing: Verplicht - Werknemers, functies, salarisgegevens (voltijd salaris is 0), vergoedingen en bankgegevens. In het scherm vergoedingen voer je de stagevergoeding in. Indien van toepassing – Inhoudingen, verzekeringen, overige regelingen, eenmalige mutaties en autogebruik. |
Gewijzigde functie en salaris |
De beste manier is om een functie en salariswijziging door te voeren door te kiezen voor de optie ‘Toevoegen'. Er opent zich een workflow, waarin zowel de functie, als het bijbehoren salaris wordt aangepast. Indien FTE of aantal werkdagen wijzigt, kijk dan de schermen Vergoedingen en Inhoudingen na. |
Gewijzigde vergoeding / inhouding |
Sluit de huidige vergoeding of inhouding af door middel van een einddatum en maak een nieuw record per ingangsdatum. |
Het verlengen van een vergoeding cq. inhouding met dezelfde waarde |
Indien een vergoeding / inhouding wordt verlengd, pas dan de einddatum aan als het bedrag hetzelfde blijft. Bijvoorbeeld: een medewerker krijgt reiskosten van 01-01-2022 tot en met 31-08-2022. Deze vergoeding wordt verlengd naar 31-12-2022 met hetzelfde bedrag. Pas in dit geval de einddatum van het bestaande record aan. |
Lease-auto |
Maak een auto aan in Wagenpark (Configuratiescherm) en vul bij de medewerker Autogebruik (onder Regelingen) in. Van een auto dient minimaal het kenteken, de fiscale waarde en het bijtellingspercentage bekend te zijn. Indien een medewerker een eigen bijdrage betaalt dan dient dat ook in Autogebruik geregistreerd te worden. |
Meerdere bankrekeningen / loonbeslagen |
Een medewerker kan meerdere bankgegevens tegelijkertijd hebben, echter kan er maar één rekening zijn zonder vast bedrag. Indien de rekening niet op naam van de werknemer staat, dan kan dit met de velden ‘Naam Afwijkende begunstigde’ aangegeven worden. Indien iemand bijvoorbeeld een loonbeslag heeft, dan kan dit gerealiseerd worden met het veld ‘Vast bedrag’ en ‘Naam Afwijkende begunstigde’. Vergeet ook niet het kenmerk te vullen. Een persoon mag meerdere geldige rekeningen hebben. De rekeningen met een vast bedrag worden eerst gebruikt en de rekening waar geen vast bedrag staat, wordt gebruikt om het restant te storten. Bijvoorbeeld indien er sprake is van een alimentatie. |
Verzekeringen / pensioen |
In dit scherm kunnen alle inhoudingen en vergoedingen met betrekking tot verzekeringen en pensioenen geregistreerd worden. Indien dit bij jou van toepassing is, dient bij iedere persoon een geldig record aanwezig te zijn. |
Eenmalige mutaties |
Eenmalige mutaties zijn bedoeld voor alles wat één maand (periode) geldig is of wat niet in voorgaande acties geregistreerd kan worden. Het veld ‘Verloningsdatum’ moet in de periode liggen waarin de mutaties verloond moet worden. |
Uit dienst
|
De beste manier is het gebruik van de ‘Uitdiensttreding Wizard’. Deze Wizard is te vinden onder het icoontje van het hamertje (Tools). De Wizard sluit alle voorgaande schermen af op basis van de aangegeven uit dienst datum. Let op: alle datumvelden zijn tot en met. Iemand die op 30-09 zijn laatste werkdag heeft, gaat op 30-09 uit dienst en niet op 1-10. |