In Apployed kun je middels sjablonen verschillende brieven uitdraaien. Denk daarbij aan een contract of een formele brief van een salarisverhoging. In dit artikel lichten wij toe hoe je aan de slag kunt met deze brieven.
1. Waar vind je de brieven?
De sjablonen voor de brieven vind je in verschillende schermen, via het icoontje van een envelop rechts boven in de schermen.
Let op: standaard zijn alle brieven beschikbaar voor de hoofdgebruiker. Een manager heeft niet standaard de bevoegdheid om alle brieven uit te draaien. Dit kan gewijzigd worden via de autorisatie profielen.
2. Wat kun je met de brieven?
Wanneer de optie ‘Brieven’ in een scherm beschikbaar is, vind je onder deze knop de bestaande brieven. Per brief bestaan de volgende acties:
- Uitvoeren: open de functie voor het maken van deze brief openen
- Kopiëren: kopieer de brief om een nieuw model aan te maken
- Wijzigen: pas het model aan, bijvoorbeeld de tekst of lay-out van de brief
- Hernoemen: geef de brief een andere naam
- Verwijderen: verwijder de geselecteerde brief
3. Brief maken/uitvoeren
Om de juiste gegevens te gebruiken in een brief, ga je naar het scherm waarin de gewenste brief staat. Het kan zijn dat er meerdere regels met gegevens in het scherm staan. Selecteer eerst de regel waarvan je de gegevens in de brief wilt gebruiken. Selecteer de brief en klik op Uitvoeren.
Eventueel kan de tekst of de lay-out nog handmatig worden aangepast. Om de brief daadwerkelijk naar de Word Processor te sturen, dienen de volgende velden te worden ingevoerd:
- Document aanhechten: hecht de brief aan het dossier van de medewerker
- Bestandsnaam: de naam van het document
- Aanhechten als: het type document. Er kan gekozen worden voor: DOCX en PDF
4. Een brief wijzigen
Selecteer de brief en klik op Wijzigen (of kopieer eerst de brief en gebruik de kopie om wijzigingen in aan te brengen).
Hier kun je de tekst en/of de lay-out aanpassen. Daarvoor zijn in de buttonbalk de meest gangbare tekstverwerkingsopties beschikbaar.
Voor het automatisch invoegen van informatie van de medewerker of organisatie, gebruik je invoegvelden. De samenstelling van de keuzelijst is afhankelijk van de informatie die bij het scherm hoort waaruit je de brief opent.
Bij het samenstellen van een brief, is het mogelijk om mergefields te gebruiken. Zo heb je bijvoorbeeld het veld «Aanhefnaam». Dit veld haalt de volledige naam van de medewerker op uit de database.
Wil je de brief (en je wijzigingen) controleren? Klik dan op ‘Bestand’ en ‘Voorbeeld’. Dit tabblad vind je net onder de tekst. (Zie afbeelding hierboven.)
Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen door te voeren in het model.